Peachtree Lesson Part 7 - Chart of Accounts/ ගිණුම් සෑදීම

Peachtree ලිපි බලන ගොඩක් දෙනෙක් මෙම ලිපි ලබාගන්න පුලුවන්ද කියලා අහලා තිබුනා. ඒ නිසා මෙහි පලවන Peachtree ඇතුලු අනෙකුත් ලිපි PDF විදියට ලබා දෙන්න තීරණය කලා. නමුත් ටික දෙනෙක් මේ ලිපි English වලින් ඉල්ලුවත් ඒක නම් දැන්ම කරන්න අමාරුයි. ඒකට හේතුව Peachtree කියන්නේ ගොඩක් දෙනෙක්ට හුරු සොෆ්ට්වෙයාර් එකක් නෙවෙන නිසා කලින් මම English වලින් ලියන ලද ලිපි නොතේරුනු පිරිසක් හිටියා. පුලුවන් ඉක්මනට English වලිනුත් ලබා දෙන්න බලන්නම්. 

අද කියන්න යන්නේ Peachtree Accounts වලින් ගිණුම් තියන්නෙ කොහොමද කියලා. අපි බලමු මොනවද කරන්න තියෙන්නේ කියලා. මුලින්ම Peachtree සොෆ්ට්වෙයාර් එක ඕපන් කරගෙන ඉමු. (රූපය 01)

 (රූපය 01)

ඊට පස්සේ Maintain Tab එක යටතේ තියෙන Chart of Accounts... ක්ලික් කරන්න. (රූපය 02) 

(රූපය 02)

එතකොට Maintain Chart of Accounts වින්ඩෝව් එක ඕපන් වේවි. ඒ වින්ඩෝව් එකේ තමයි අපිට අවශ්‍ය  ගිණුම් හදාගන්න ඕන. Account ID කියන තැනට අපේ ගිණුම් හදුනා ගැනීමේ අoකය දෙන්න.  එම ගිණුමට අදාල පොඩි විස්තරයක් Description කියන තැනට දෙන්න. Account Type කියන තැනට අපේ ගිණුම කුමන වර්ගයට අයත් ගිණුමක්ද කියලා තෝරන්න ඕන. (රූපය 03)

(රූපය 03)

Account Types කිහිපයක් තියෙනවා. ඒ එක එකක කාර්යභාරයේ ස්වරූපය වෙනස් වෙනවා. මේ Account Types මම පහලින් දානවා.

1. Accounts Payable

2. Accounts Receivable  

3. Accumulated Depreciation

4. Cash

5. Cost of Sales

6. Equity-doesn't close

7. Equity-gets closed

8. Equity-Retained Earnings

9. Expenses

10. Fixed Assets

11. Income

12. Inventory

13. Long Term Liabilities

14. Other Assets

15. Other Current Assets

16. Other Current Liabilities

මේ විදියට අදාල ගිණුම් එකින් එක දත්ත ඇතුලත් කරලා Save මත හෝ Save & New මත ක්ලික් කරන්න ඕන. Save ක්ලික් කල විට අදාල ඇතුලත් කල දත්ත Save වීම පමනක් සිදුවන අතර Save & New ක්ලික් කල විට ඇතුලත් කල දත්ත Save වී නව ගිණුමක දත්ත ඇතුලත් කිරීමට වින්ඩෝව් එක ඕපන් වෙනවා.

මෙසේ සියලුම  ගිණුම් ඇතුලත් කල විට පහත පරිදි පෙනේවි. (රූපය 04) 

(රූපය 04)

ඉන්පසු එම වින්ඩෝව් එකේම දකුණු පස ඉහල ඇති Reports මත ක්ලික් කරන්න. එහි ඇති Chart of Accounts මත ක්ලික් කරන්න. (රූපය 05)

(රූපය 05)

මෙතෙක් ඔබ එක් කරන ලද ගිණුම් සියල්ල Report එකක් ලෙස ඔබට දර්ශනය වන අතර අවශ්‍ය නම් Print කරගත හැක. එසේත් නැතහොත් Excel හෝ PDF ආකාරයට save කරගත හැක. (රූපය 06)

(රූපය 06)

ඉන්පසු නැවතත් Maintain Chart of Accounts වෙත ගොස් එම වින්ඩෝව් එක Close කරන්න. (රූපය 07) 

(රූපය 07)

Peachtree ප්‍රධාන වින්ඩෝව් තුල List Tab එකේ Chart of Accounts ක්ලික් කරන්න. (රූපය 08) 

(රූපය 08)

එවිට Account List වින්ඩෝව් එක ඕපන් වෙයි. මෙහි ගිණුම් වලට අදාල සියලු විස්තර අඩoගු වේ. Account ID, Description, Type, Running Balance යන කරුණු මෙහි ඇතුලත් අතර වම් පස තීරයේ තවත් බොහෝ කාර්යයන් සදහා ලින්ක් ඇත. මෙය වඩාත් වැදගත් වන්නේ Running Balance බැලීම සදහායි. (රූපය 09) 

(රූපය 09)

දැන් නැවතත් Account List වින්ඩෝව් එක Close කර ප්‍රධාන වින්ඩෝව් එකට පැමිනෙන්න. අපි දැන් බලමු Accounting Beginning Balances දමන විදිය ගැන. ඒ සඳහා Maintain Tab එකේ ඇති Chart of Accounts.. වෙත පිවිසෙන්න. (රූපය 10 සහ 11) 

(රූපය 10) 

(රූපය 11) 

ඕපන් වී ඇති Chart of Accounts වින්ඩෝව් එකේ ඇති Accounts Beginning Balances මත ක්ලික් කරන්න. (රූපය 12) 

(රූපය 12)

ඔබට Select Period වින්ඩෝ එක දැක ගන්න පුලුවන් වෙයි. මෙහිදී අපි ගිණුම් ආරම්භක කාලපරිච්චේදය තේරිය යුතු වෙනවා. මෙය නිවැරදිවම කල යුතුයි. එසේ තෝරා OK කරන්න.

අප ගිණුම් තබන්නේ 2012 අප්‍රේල් 01 සිට ඉදිරි වර්ෂය සදහා නම් මෙහිදී From 3/1/12 through 3/31/12 තමයි තෝරන්න වෙන්නේ.

උදාහරණ :

2012 අප්‍රේල් 01 සිට ඉදිරි වර්ෂය සදහා නම් : From 3/1/12 through 3/31/12

2012 ජනවාරි 01 සිට ඉදිරි වර්ෂය සදහා නම් : From 12/1/11 through 12/31/11

එනම් අදාල කාලච්චේදයට පෙර මාසයයි. එවිට Beginning Balances සදහන් වන්නේ එම පෙර කාලච්චේදයේ අවසන් ශේෂ ලෙසයි. එම අවසන් ශේෂ අපට අවශ්‍ය කාලයේ ආරම්භක ශේෂ වේ. (රූපය 13)

(රූපය 13)

Chart of Accounts Beginning Balances වින්ඩෝව් එක ඕපන් වේව්. එතැනින් අපිට පුලුවන් Accounts Beginning Balances දාන්න. Assets, Expenses එක තීරුවකත්, Liabilities, Equity, Income එක තීරුවකත් ලෙසට අගයන් එකතු කරන්න. ඒ වින්ඩෝව් එකේම යටින් ඔයාලට Trial Balance එකත් දකින්න පුලුවන්. හර හෝ බැර වෙනසක් තියෙනවා නම් මෙතෙන්දිම අපිට ඒක හදාගන්න පුලුවන්. සියලුම අගයන් ඇතුලත් කර Trial Balance අගය 0 නම් OK ක්ලික් කරන්න.  (රූපය 14, 15 සහ 16) 

(රූපය 14) 

(රූපය 15) 

(රූපය 16) 

ඉන්පසු Maintain Chart of Accounts වින්ඩෝව් එක Close කරන්න. (රූපය 17) 

(රූපය 17) 

දැන් පෙර ලෙස List Tab තුල ඇති Chart of Accounts ක්ලික් කල විට ඕපන් වන Account List එක අදාල සoඛ්‍යා සමග Update වී තිබෙනු දැකිය හැකියි.  (රූපය 18 සහ 19) 

(රූපය 18)

(රූපය 19)

දැන් අපි බලමු Account Defaults Update කරන විදිය. මුලින්ම ප්‍රධාන වින්ඩෝව් එකේ ඇති Company Tab එකට යන්න. Company Tab එක තියෙන්නේ වින්ඩෝව් එකේ වම් පැත්තේ මැද හරියෙන්. (රූපය 20) 

(රූපය 20)

එහි ඇති Chart of Accounts කියලා Button එකක්. ඒක ක්ලික් කලාම New Account, View and Edit Accounts, Set Up Account Defaults කියලා ඇති. මේවයින් Set Up Account Defaults ක්ලික් කරන්න. (රූපය 21) 

(රූපය 21) 

එවිට General Ledger Defaults කියන වින්ඩෝව් එක ඕපන් වේවි. එම වින්ඩෝව් එකේ තියෙන Rounding Account එක විදියට Retained Earnings Account එක ලබා දෙන්න. (රූපය 22 සහ 23)

(රූපය 22)

(රූපය 23)

ඉන්පසු Account Segments Tab එකට යන්න. ඔයාලා ගිණුම් තියන Company එකේ අවශ්‍යතාවයට අනුව Account Segments තියන්න. අවශ්‍ය විදියට Length සහ Separator තබාගන්න. OK ක්ලික් කරන්න. (රූපය 24 සහ 25) 

(රූපය 24) 

(රූපය 25) 

අදට පාඩම මෙතනින් නවත්වනවා. ඔයාලට සුභ දවසක්……… 

පාඩම Download කරගන්න... 

+++++++++++++++++++++++

මෙතෙක් දිනක් රැදී සිටියාට ඔබට තුති.

දිගටම "පාඩමක් කෙටියෙන්... Lesson in Short..." සමඟ රැදෙන්න.

(වැඩේ හොදනම් Like කරන්න.  අනිත් අයටත් අපේ ලිපි ගැන දැන ගන්න Share කරල Help එකකුත් දෙන්න, යාලුවො ටිකත් Facebook Group එකට Add කරන්න) 

අපේ Facebook Page එක : පාඩමක් කෙටියෙන්. Lesson in Short. 

අපේ Facebook Group එක : පාඩමක් කෙටියෙන්... Lesson in Short...

ඔබගේ ගැටලු යොමු කරන්න අපිට : G-Mail - lessoninshort@gmail.com

අලුත් ලිපි ගැන විස්තර Email එකෙන් දැනගන්න!

අපිත් එක්ක එකතු වෙන්න!

[ඔබ සැමට ස්තූතියි! නැවත හමුවෙමු.]